Et si on arrêtait de s'ennuyer en réunion ?

Arrêter de s’ennuyer en réunion, c’est possible ! Avec la facilitation, exit les réunions descendantes sous forme de présentations ennuyeuses qui ne laissent pas de place à l’échange !

Proposer des réunions intéressantes à ses collègues, tout le monde en rêve (vous et vos collègues) ! Dans le cadre de la formation continue, les équipes TESIS qui n’avaient pas encore été formées ont eu la chance de participer à des ateliers en facilitation.

Pourquoi faciliter ?

Pour atteindre cet objectif simple : la réunion réussie ! Ce moment où les points clefs ont été traités, les décisions ont été prises par le collectif, les participants ont la satisfaction d’avoir apporté leur pierre à l’édifice… Et pour ça, le secret réside dans la préparation en amont : la définition des objectifs, le choix des participants, des supports de travail et du temps consacré.
C’est là qu’on devient “facilitateur” , dans cette préparation à accueillir un groupe et créer les conditions propices à l’intelligence collective.

La facilitation pour co-construire des réponses

Faciliter, c’est s’assurer d’impliquer chacun dans la prise de décision. Cette notion est essentielle, lorsque chacun a participé à construire la réponse, chacun se trouvera plus engagé dans la mise en oeuvre des solutions pensées collectivement.

Opter pour la co-construction pour éviter le syndrome du château de sable N’avez vous jamais été victime du syndrome du château de sable ? Après des semaines de travail acharné, vous présentez votre dossier devant vos pairs ainsi qu’à votre responsable et là patatras. Chacun s’évertue à détricoter votre travail, à le remettre en question et à y introduire des aménagements qui le dénaturent définitivement. Un peu comme les enfants qui s’empressaient de détruire votre château de sable dès que vous aviez le dos tourné à la plage. Construire avec les autres enfants aurait préservé le château de sable de la destruction.

Permettre à chacun de s’exprimer

Il est essentiel que chacun puisse s’exprimer, chaque avis compte. Un bon facilitateur cherchera toujours à encourager une totale participation du groupe. Pour cela, il faut poser des règles, acceptées par tous. Définir un cadre et un déroulé sont les préalables à toute réunion bien préparée.

Toutes les idées sont bonnes

La réflexion peut être individuelle ou collective et c’est intéressant de constater que même des idées loufoques peuvent faire émerger des solutions inattendues. L’utilisation de différents outils plus ou moins ludiques va libérer la créativité et la parole. La diversité des points de vue va enrichir les travaux.

Quelques outils proposés par notre formatrice en facilitation : La grande roue / Le bateau / La machine à solutions

Décider ensemble pour construire collectivement

Ce temps passé ensemble à produire des idées porte des fruits. Bien sûr il faut faire du tri et définir des plans d’action mais l’objectif est atteint : un collectif a décidé collectivement.
Et entre le début et la fin, vous ne vous serez pas ennuyé. La réunion facilitée est loin de l’idée qu’on se fait d’une séance de travail, elle est colorée, disruptive et engageante. Elle pourrait ressembler à un jeu grandeur nature et pour autant s’avère méthodique et productive.

Pour conclure…

La facilitation permet de redynamiser la collaboration au sein des équipes. Par la communication et le jeu, elle stimule la créativité et l’efficience lors de résolution de problème.

Co-construire des réponses aux défis rencontrés par l’entreprise pour permettre à chacun d’être engagé dans leurs mises en oeuvre, c’est ce que l’on expérimente au quotidien chez TESIS, et on est bien placé pour vous dire que ça fonctionne ! Attention cependant, la facilitation ne peut pas répondre à tous les besoins et pour certaines réunions, le format classique reste de mise.

Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à contacter Annie Boivin, Cheffe de projet Ruche et Innovation au GCS TESIS, a.boivin@tesis.re