Un cadre passe en moyenne 16 années de sa vie en réunion. Mauvaise nouvelle : selon eux, la moitié d’entre elles sont inutiles. Après un bref effort mathématique, ça donne 8 années de votre carrière gaspillée en réunions inefficaces (1). Un désastre quand on sait à quel point le temps des soignants et des personnels de santé est précieux. Bonne nouvelle : il est très facile de supprimer un grand nombre de réunions inefficaces ou inutiles… en commençant par celles que nous organisons -nous-mêmes ! Voici quelques conseils simples pour commencer à gagner du temps !
Encore une réunion ? Pour quoi faire ?
La réunion est un outil de travail comme un autre. Au fond, elle n’est pas très différente d’un marteau ou d’un stéthoscope. Il ne me viendrait jamais à l’esprit de planter un clou avec un stéthoscope, ou d’ausculter un patient avec un marteau, n’est-ce pas ? C’est parce que je sais intuitivement qu’un outil est conçu pour répondre à un objectif précis. Et qu’en dehors de cet objectif, il est inutile.
De même, organiser une réunion est inutile pour résoudre certains problèmes, et certaines informations seront transmises plus simplement par d’autres moyens, et certaines décisions peuvent être prises sans réunir personne.
Quel est le but d’une réunion ?
La réunion et le couteau suisse ont un point commun : ils se prêtent tous deux à une utilisation diverse. Mais on pourrait résumer la fonction d’une réunion ainsi : rassembler des personnes pour partager rapidement de l’information, faciliter la décision, et permettre aux membres d’un groupe de collaborer pour résoudre des problèmes.
Voici 3 questions à vous poser avant d’organiser une réunion, pour déterminer s’il s’agit du bon outil pour votre besoin.
1. Est-ce que j’ai bien réfléchi à ma problématique ?
La plupart des réunions inutiles partagent le même défaut : des objectifs flous. Nous avons tous assisté à des réunions sans trop savoir ce qu’on faisait là, sans comprendre ce qui est attendu de nous, ni pourquoi ce qui va être dit est important.
Lorsque vous organisez une réunion, il est donc essentiel de préciser votre principal besoin. Par exemple :
- Informer vos équipes d’une décision susceptible d’avoir un impact sur leur travail et répondre aux éventuelles questions
- Aligner des collaborateurs sur un sujet précis qui touche à leur métier
- Encourager le partage d’informations au sein d’une équipe
- Définir un plan d’action partagé
- Récolter de l’information auprès de personnes qualifiées
- Prendre une décision collective ou obtenir un arbitrage de votre hiérarchie pour l’organisation d’un projet ou de tâches de travail
Si vous n’avez pas encore les idées claires sur les résultats que vous espérez obtenir à la fin de votre réunion, je vous conseille de prendre un temps de réflexion, par exemple en vous appuyant sur la méthode IDOARRT pour affiner votre problématique.
2. Est-ce que j’ai besoin d’un regard extérieur ?
Qui dit réunion dit échanges : l’information et les idées circulent entre les participants. C’est-à-dire que vous devez avoir besoin d’entendre l’avis des autres et de recueillir leurs idées, dans le but de prendre des décisions ou construire une vision commune.
Si vous avez le niveau de responsabilité pour prendre une décision seul, avez-vous vraiment besoin de réunir d’autres personnes pour décider ?
Vous poser cette question est aussi l’occasion de réfléchir aux personnes que vous avez vraiment besoin de consulter. Les personnes décisionnaires, les personnes directement concernées par le projet ou les tâches abordées, les personnes qui détiennent les informations que vous avez besoin de partager, ou qui possèdent une compétence qui vous sera directement utile : en dehors de cette courte liste, la plupart des participants seront le plus souvent inutiles…
3. Est-ce qu’un mail suffirait ?
Pour le cas où vous n’avez pas besoin de recueillir l’avis des autres ou de susciter des échanges entre les participants, vous pouvez facilement éviter d’organiser une réunion en utilisant d’autres moyens de communication :
- Pour passer une information succincte à un groupe de personnes, le mail reste l’outil le mieux adapté et le plus répandu, mais une courte vidéo à diffuser ou un message groupé dans un chat peuvent aussi être indiqués.
- Pour échanger en direct avec une personne, un bon vieux coup de téléphone suffit souvent !
Question bonus : Est-ce que j’ai du temps à consacrer à la préparation de cette réunion ?
Organiser une réunion efficace et productive demande un minimum de temps. Si vous n’avez pas de temps à consacrer à la préparation d’une réunion, c’est peut-être que celle-ci n’est pas très importante. Et dans ce cas, pourquoi l’organiser ?
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Voir aussi mon article sur Les règles du jeu d’une réunion
(1) Étude du cabinet Perfony de 2014 et enquête Opinionway de 2017.
