Professionnels de santé libéraux ou hospitaliers, agents administratifs ou secrétaires, voici les bonnes pratiques d’identification que vous pouvez facilement et rapidement utiliser.
La bonne identification du patient est un facteur-clé pour sécuriser les parcours de soin. Lorsque vous utilisez des outils informatiques, cette étape fondamentale de la prise en charge revêt un caractère particulièrement important. En effet :
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🧐 La manière dont vous recherchez ou renseignez une identité numérique :
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Selon que vous travaillez en ville ou en établissement, au sein d’un centre d’imagerie ou d’un hôpital, vous recherchez vos patients dans différents outils :
- RIS pour les centres d’imagerie,
- GAM en établissement,
- Logiciel de Gestion de Cabinet,
- ou même dans des outils numériques en ligne.
Mais quelque soit l’outil que vous utilisez, ces bonnes pratiques d’identification sont toujours valables. Même avec l’arrivée de l’Identifiant National de Santé en janvier 2021, obligatoire pour tous les professionnels de santé !
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Comment trouver le bon patient dans un système informatique ?
À partir de sa date de naissance, éventuellement complétée par les premières lettres :
- du nom (de naissance ou utilisé)
- du prénom (de naissance ou utilisé).
Comment créer une identité numérique à partir des informations fournies par le patient ou son accompagnant ?
À partir d’une pièce d’identité :
- carte d’identité,
- passeport,
- carnet de famille
- extrait d’acte de naissance,
- titre de séjour.
Attention, la carte vitale n’est pas une pièce d’identité !
Recueillir a minima les informations suivantes :
- le nom de naissance,
- la liste des prénoms de naissance,
- la date de naissance,
- le sexe,
- le lieu de naissance (code de la commune de naissance)
Compléter avec : le nom d’usage, l’adresse postale, le numéro de téléphone portable et l’e-mail.
Respecter la saisie comme sur la pièce d’identité :
- Nom et prénoms en majuscules, sans accents, sans cédille et sans abréviation ;
- En cas de noms ou prénoms composés, conserver les tirets et les apostrophes, ne pas séparer les mots par des virgules.
Comment indiquer le degré de fiabilité d’une l’identité ?
En lui attribuant un statut dans votre outil informatique :
- Si l’identité a été saisie à partir d’une pièce d’identité : identité validée
- En l’absence de pièce d’identité : identité provisoire
Comment assurer la qualité des identités dans sa base locale ?
En respectant les bonnes pratiques ci-dessus pour rechercher, créer et valider une identité.
En repérant et en traitant les anomalies :
- Fusionner les doublons d’identité qui font que le patient a plusieurs dossiers ;
- Trier les collisions d’identité qui font que les informations de plusieurs patients différents sont mélangées dans un même dossier
- Eviter les usurpations d’identités régulières avec la carte vitale qui génèrent des collisions d’identité
Pour traiter ces cas, référez-vous aux procédures d’identitovigilance de votre structure.
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