Les règles du jeu d'une réunion

Il est déjà 10h05 et Paul se sert un 8e café en écoutant la fin de la blague de Baptiste. Laura, elle, termine un “petit coup de fil urgent” et Gérard explique qu’il est coincé sur une autre réunion qui prend du retard, au grand dam des participants déjà présents qui ont fait l’effort d’être ponctuels.

Durant la réunion, ce sont souvent les mêmes qui échangeront en aparté sur un détail opérationnel, ou qui garderont la parole durant de longues minutes sur des points non prioritaires à l’ordre du jour. Résultat : la réunion de 10h qui devait durer 45 minutes se termine à 11h20, et les objectifs fixés n’ont pas tous été atteints. Merci les gars 😡

On peut tous être le Paul ou le Gérard de notre organisation. Mais heureusement, il est toujours possible d’améliorer nos comportements pour garantir le bon déroulé de nos réunions !

Partagées clairement, dès le départ, les règles du jeu ou du débat permettent au groupe de s’auto-réguler, et donc de gagner du temps en limitant les interventions hors cadre. Lorsque les règles ne sont pas respectées, vous pouvez vous y référer pour remettre rapidement le groupe sur les rails !

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Les 5 règles de base d’une réunion productive et collaborative

Quelles règles pouvez-vous suivre pour mettre le groupe en confiance et garantir le succès de votre réunion collaborative ? Je vous propose ces 5 règles fondamentales. Si elles sont respectées, elles vous permettent de gagner du temps et d’enrichir les échanges en favorisant la participation constructive de chacun !

Règle n°1 : On commence et on termine à l’heure

Pour respecter les contraintes de chacun, cette règle est essentielle. N’en déplaise aux Paul, Laura et Gérard de la planète : le temps des autres aussi est précieux. Elle pose un cadre d’équité et de respect mutuel entre les participants.

De plus, cette règle est un atout pour gagner du temps. Selon la loi de Parkinson, “tout travail finit par occuper la totalité du temps qu’on lui alloue”. Autrement dit, si au sein de votre organisation, il est entendu qu’une réunion peut déborder de l’horaire prévu, il est inévitable que les participants finissent par utiliser le temps supplémentaire dont ils pensent disposer par habitude. En effet, dans beaucoup d’équipes, on observe une façon d’envisager les horaires fixés comme étant flexibles : “une réunion de 10h à 11h commence en réalité à 10h15 et se termine à 11h30”.

En clarifiant la règle et en vous y tenant, vous posez une limite ferme. N’hésitez pas à rappeler en début de réunion qu’il n’est pas question de déborder l’horaire. Cela vous permettra, tout au long des échanges, de couper court aux discussions hors sujet et de garder le groupe concentré sur les objectifs fixés.

Règle n°2 : Une conversation à la fois

L’efficacité d’une réunion dépend de la clarté des échanges pour l’ensemble des participants. Cette règle est là pour éviter la confusion produite par la multiplication des conversations en aparté, et pour maintenir le groupe mobilisé sur le même sujet.

N’hésitez pas à recadrer les participants qui parlent entre eux, par exemple en proposant de traiter le point dont ils discutent un peu plus tard au cours de la réunion, voire dans une autre réunion dédiée. En distanciel, vous pouvez également couper les micros des participants pour reprendre le contrôle sur la conversation et rappeler la règle.

Règle n° 3 : Aucune idée n’est absurde

L’autocensure est l’ennemie de la créativité. Si vous cherchez des solutions, en particulier dans des réunions ou des ateliers de brainstorming, cette règle peut sauver votre session de travail ! Elle implique que l’hôte de la réunion reste très vigilant à deux choses :

• Que chacun soit encouragé à partager ses idées, y compris les plus originales et inattendues : même si elles ne sont pas immédiatement pertinentes, elles peuvent ouvrir de nouveaux champs de réflexion et permettre aux autres participants de rebondir.
• Que chaque idée soit accueillie avec respect : il ne s’agit pas de valider toutes les idées, mais de s’assurer que personne ne puisse être mis mal à l’aise par le jugement des autres. Personne n’a envie de partager une idée si cela implique le risque d’être ridiculisé, ou jugé négativement. Vous risquez de passer à côté de bonnes idées qui ne seront pas partagées !

Règle n°4 : l’opinion de chacun compte

Dans une réunion efficace, les participants peuvent avoir des rôles différents. Ils peuvent avoir été conviés parce qu’ils disposent d’une expertise particulière, simplement parce qu’ils doivent rester informés d’un projet, ou parce qu’ils ont la responsabilité de décider. Mais quels que soient les rapports hiérarchiques entre les participants ou leur champ d’expertise, il est important que chacun se sente légitime à donner son avis.

Avec la règle n°3, ce commandement permet de créer un cadre de confiance et de sécurité où chacun se sent libre de s’exprimer, condition indispensable pour bénéficier de l’apport de chacun.

Règle n°5 : Qui s’oppose propose

Toute réunion a ses réfractaires : des personnes qui ont tendance à fermer les perspectives en se focalisant sur les freins, les difficultés ou les inconvénients des actions discutées au sein du groupe. Ces éléments de réflexion peuvent être pertinents mais ils ne doivent pas déboucher sur une impasse. Le but d’une réunion est de produire un résultat ou créer de l’engagement. Par conséquent, en cas de blocage, n’hésitez pas à rappeler la règle ou à demander au participant qui s’oppose à une idée ce qu’il propose à la place. Voici quelques relances type que vous pouvez utiliser pour débloquer ce genre de situations :

• “A ton avis, comment pourrions-nous faire mieux ?”
• “Quelles sont les conditions ou les actions qui rendraient selon toi cette idée réalisable ?”
• “Admettons que nous abandonnions cette idée, comment t’y prendrais-tu pour atteindre notre objectif ?”

Cette règle a un autre effet bénéfique : elle limite les interventions non constructives. Elle implique en effet qu’en l’absence d’alternative à proposer, un participant ne s’oppose pas par principe aux actions ou aux décisions du groupe.

Créez vos propres règles

Vous pouvez également choisir de définir des règles de vie pour vos propres réunions d’équipe ou votre atelier stratégique. Afin de coconstruire ces règles avec les participants, vous pouvez leur demander, avant de commencer la session : «De quoi avez-vous besoin aujourd’hui pour mieux travailler ensemble ?»

Voici comment vous pourriez procéder. Je vous recommande de vous limiter à un maximum de 5 ou 6 règles finales, qui seront validées une à une avec le groupe. Lorsque tout le monde est d’accord, vous n’avez qu’à noter les règles validées par le groupe sur le poster vierge Co-Construisez vos règles que je vous offre en téléchargement en bas de cet article. Sinon, une simple feuille de paperboard suffit*.*

Ces règles que vous construisez en équipe peuvent être réutilisées pour toutes vos réunions régulières par exemple. Elles peuvent aussi être réécrites en fonction des besoins.

*Les posters proposés par l’Atelier des Facilitateurs sont inspirés du Guide de survie aux réunions, par Lopez, S., Lemesle, D. et Bourguignon, M., Pearson, 2016.