Repérer une réunion inutile dès l’invitation et vous défausser

C’est lundi matin, vous regardez votre agenda avec un air dépité. Vous êtes encore invité.e à une dizaine de réunions, et vous savez qu’une bonne partie d’entre elles seront ennuyeuses et inefficaces.

Pendant ce temps, le travail s’empile, votre équipe et vos patients attendent, et vous avez toujours plus de mal à prendre du temps pour vous. Vous êtes désemparé.e.

Pourtant, il existe un moyen très simple de récupérer un temps productif précieux : refuser les invitations ! Voici nos astuces pour prédire en un coup d’œil les réunions inutiles, et faire la réunion buissonnière !

Une moitié de réunions inutiles

C’est l’un des constats les plus déprimants repris par la plupart des enquêtes sur les réunions : non seulement elles sont chronophages, mais elles sont souvent inefficaces. Les cadres français passent 16 ans de leur vie en réunion. Ils estiment que pour moitié, celles-ci sont inutiles. Et le secteur santé à La Réunion n’échappe pas à la règle si l’on se fie aux difficultés exprimées par les participants à la formation Réanimez vos réunions de l’Atelier des Facilitateurs.

Alors, comment repérer à l’avance les réunions inutiles, et comment réagir pour vous esquiver tout en améliorant les méthodes de collaboration dans votre organisation ?

Dès l’invitation, 6 signes qui ne trompent pas

Pour être productive, une réunion doit répondre à des objectifs précis et clairement formulés. Elle doit être préparée, et réunir les bonnes personnes, si possible pas trop nombreuses. Par conséquent, en examinant rapidement l’invitation qui vous a été adressée, vous pouvez déjà vous faire une idée :

L‘ordre du jour : première alerte

Quel est le problème ? L’absence d’ordre du jour est la première et la principale alerte. Pour être efficace, une réunion doit avoir un ordre du jour clairement formulé. Celui-ci permet d’aligner tous les participants sur les objectifs, et de recadrer les débats en séance pour parvenir à un résultat.

Son absence ou son manque de clarté annonce souvent une réunion inutile ou inefficace.

Comment réagir ? Si vous estimez que le sujet de la réunion est important, demandez à l’organisateur de vous transmettre un ordre du jour. En l’absence de réponse satisfaisante, vous pouvez zapper cette réunion. D’une manière générale, réclamer systématiquement un ordre du jour est une manière simple et efficace de promouvoir de bonnes pratiques au sein de votre organisation !

Vous n’êtes pas indispensable ? Abstenez-vous !

Quel est le problème ? L’objet de la réunion est bien précisé, mais il ne vous concerne pas directement. Il ne relève ni de vos responsabilités, ni de vos compétences, et n’a pas d’incidence claire sur votre travail. Autrement dit : la réunion pourrait très bien se faire sans vous !

Comment réagir ? Vous pouvez simplement refuser la réunion, en précisant éventuellement à l’organisateur de vous prévenir s’il voit des raisons pour lesquelles votre présence serait indispensable.

La liste des invités : fuyez les foules !

Quel est le problème ? Trop de participants tuent la participation. D’une manière générale : plus de 10 personnes conviées ⇒ méfiez-vous ! Risque élevé de voir la réunion sombrer dans l’abyme du bavardage.

Comment réagir ? Si vous estimez que vous n’avez rien à apporter aux échanges, déclinez poliment. Vous pouvez également demander à l’organisateur de la réunion ce qu’il attend de vous, et lui fournir éventuellement des éléments de réponse en amont de la réunion.

Les principaux intéressés ne sont pas invités

Quel est le problème ? Une réunion efficace est un outil qui permet de faciliter la prise de décisions. Il est inefficace en l’absence de certaines personnes-clés :

• les personnes concernées par les décisions qui seront prises en séance
• les personnes détenant les informations clé qui permettront d’éclairer les décisions
• les personnes référentes capables de valider les décisions du groupe

Si vous remarquez l’absence de ces personnes dans l’invitation, méfiez-vous ! Cette réunion pourrait bien tourner en rond avant de déboucher… sur une nouvelle réunion !

Comment réagir ? Contactez l’organisateur pour lui suggérer d’ajouter les participants qui vous semblent essentiels aux prises de décisions !

Tout est dans le titre

Quel est le problème ? L’organisateur crée une réunion pour partager une information dont l’essentiel vous semble tenir dans le titre de la réunion.

Comment réagir ? Rapprochez-vous de l’organisateur de la réunion pour vérifier si d’autres points seront abordés, ou pour obtenir par mail des compléments d’information. Vous pouvez aussi simplement demander à recevoir le compte rendu.

Regardez le chrono !

Quel est le problème ? C’est trop long. Les études qui se sont penchées sur le sujet montrent qu’une réunion efficace est souvent courte. La durée optimale d’une réunion se situe en effet entre 20 et 40 minutes. Au-delà de 50 minutes, notre capacité d’attention s’épuise et les participants ont tendance à décrocher : c’est du temps perdu.

Comment réagir ? Si la réunion à laquelle vous êtes invité dure plus d’une heure, n’hésitez pas à contacter l’organisateur pour voir si votre présence est requise sur toute la durée.